Вы экономите время, мы работаем очень быстро.
Широкая система отчетов для владельца магазина.
Можем сделать магазин любого вида, цвета, тематики.
В 2 раза снижаем ваши расходы на SEO продвижение.

10 лайфхаков для эффективной работы интернет-магазина с Почтой России

Почта России «доставляет» во всех смыслах слова. Но ею продолжают пользоваться, несмотря на массу негативных отзывов и мемов в социальных сетях.

Потому что она работает даже в селах на тысячу человек населения.

Потому что она дешевле курьерских служб.

Потому что ее сотрудники, несмотря на маленькую зарплату, стараются делать свою работу хорошо.

Если у них получается плохо, не спешите грозить жалобами и ругаться, что из-за почты ваш магазин теряет клиентов. По статистике крупных магазинов, доля неразрешенных проблем с посылками составляет всего 1-2%. Все остальное можно решить. В этой статье мы расскажем, как.

Если посылка потерялась

Подайте заявление на розыск почтового отправления. Делать это надо не раньше, чем выйдет срок доставки, иначе заявление у вас не примут. Для подачи заявления вам понадобится паспорт отправителя, копия квитанции об отправке посылки и ФИО получателя.

С этими данными обращайтесь в отделение, через которое отправляли посылку, или на главпочтамт. Второе предпочтительнее.
Заявление пишется на специальном бланке. Его можно скачать и заполнить заранее, а можно получить и заполнить уже в почтовом отделении.

Сотрудник, который принял у вас заявление, обязан выдать отрывной талон, подтверждающий, что ваше заявление зарегистрировано и будет обработано. Срок обработки заявления – 60 дней, но обычно Почта России дает ответ быстрее. По опыту, почти всегда ответ положительный – посылки находятся и доставляются получателю.

Если получатель ошибся в имени или адресе

Такое бывает, когда человек оформляет заказ со смартфона. На мелкой сенсорной клавиатуре легко «промазать» при наборе фамилии. В результате клиент приходит за посылкой, но посылку ему не отдают, потому что фамилия получателя не совпадает с фамилией в паспорте.


Чаще всего получатель сам решает эту проблему, уговорив сотрудника почты пойти навстречу. Если сотрудник попался принципиальный, то клиенту остается надеяться только на отправителя, то есть на вас.

Вы можете изменить фамилию получателя, написав заявление. Для этого понадобятся паспорт отправителя и копия квитанции об отправке. Заявление лучше писать на главпочтамте - так дело будет идти быстрее.

Бланк тоже можно скачать на сайте или получить в окошке. В заявлении напишите фамилию получателя, которая значится в документах, и укажите, что необходимо сменить ее на другую. Сотрудники почты меняют данные получателя в течение 5-7 дней.

Смена фамилии или адреса получателя стоит около 50 рублей. Ваше заявление не будут рассматривать, пока вы не приложите к нему чек об оплате.

Если посылка ушла не по тому адресу

Такое случается перед праздниками, когда в магазинах завал с заказами.


Если вы заметили ошибку в день отправки, просто отправьте клиенту его заказ, а на тот, который отправлен по ошибке, оформите возврат у Почты России. Вам придется возместить расходы на отправку посылки, но они меньше убытков от недовольного клиента.

На возврат тоже нужно писать заявление. Делать это лучше в день отправки, пока посылка еще находится в отделении и не отбыла на сортировочный пункт. Тогда вам просто вернут ее. Если в отделении ее уже нет, придется ждать несколько дней, пока ее отыщут и отправят обратно в ваше отделение.

Если посылку вам так и не вернули, то свяжитесь с клиентом и попросите его не забирать чужое отправление. Через месяц ожидания на почте оно вернется к отправителю.

Если истекает срок хранения посылки

Если с момента доставки посылки прошел месяц, а получатель ее не забрал, то посылка отправляется обратно отправителю. С оплаченными заказами такое бывает редко, но бывает: человека могли неожиданно вызвать в командировку, он мог заболеть или уехать отдыхать за границу. А может быть, он просто ждет извещение, которое ему забыли принести.

Невостребованные заказы возвращаются отправителю за его счет. Чтобы этого не было, настройте в магазине отслеживание по трекинг-номерам и оповещения, если срок хранения посылки подходит к концу. Так ваши менеджеры смогут увидеть такие отправления и звонить получателям, чтобы те их забрали.

Если же получатель физически не может забрать отправление до конца срока хранения, продлите этот срок. Для этого напишите заявление о продлении срока хранения регистрируемых отправлений. В заявлении укажите причину продления, приложите к нему копию квитанции об отправке. При подаче заявления предъявите паспорт отправителя.

Продление срока хранения посылки платное. Цены уточняйте на месте, они отличаются в разных городах и отделениях.

Если клиент сам не сможет забрать посылку

Такое бывает, если клиент, например, знает, что уедет надолго из города, когда придет посылка. В этом случае он может написать доверенность, чтобы вместо него посылку забрал кто-то другой. Без доверенности посылку не отдадут, даже если жена/муж/мама получателя придет на почту с его паспортом.

Доверенность должен писать получатель. Вы, как клиентоориентированный магазин, можете просто подсказать, как это делать. Писать можно примерно следующее: «Я, (ФИО получателя), проживающий (адрес), данные паспорта такие-то, доверяю (имя того, на кого пишется доверенность, адрес, данные паспорта) получать регистрируемые почтовые отправления, приходящие на моё имя. Дата, подпись».

Доверенность нужно заверить. Для этого не обязательно платить нотариусу. Можно сделать это по месту работы или учебы, поставив на доверенности печать учреждения и подпись руководителя с расшифровкой.

Если потерялась квитанция об отправке

Квитанция об отправке – важный документ, без которого вы не сможете решить ни одной внештатной ситуации. Если ее нужно восстановить, обратитесь в отделение, откуда вы отправляли посылку. Желательно, к тому же сотруднику, который вам оформлял отправление.

Сообщите данные о посылке, ФИО отправителя и получателя, адрес доставки, дату отправления. Если сотрудник почты вас знает и вы с ним в хороших отношениях, скорее всего, он вам поможет и выпишет новую квитанцию.

Если посылка пришла поврежденной

Если это уже случилось и клиент отказывается забирать отправление, сделать, увы, ничего нельзя. Можно только по новой отправить посылку за ваш счет, а убытки требовать с почты. Она возместит вам ущерб, если отправление было с объявленной ценностью.

Чтобы застраховать себя от подобных случаев, позаботьтесь о надлежащей упаковке. Сотрудники почты упаковывают посылки в свои коробки. Если коробка большая, то содержимое бьется о стенки при перевозке. Поэтому заверните товар в несколько слоев плотной бумаги или упакуйте в дополнительную коробку.


Попросите наклеить на коробку стикер, извещающий, что в коробке хрупкий или бьющийся предмет. Это обозначение обяжет сотрудников почты класть вашу посылку на поверхность, а не бросать, как они делают чаще всего.

Возьмите за привычку фотографировать посылки перед отправкой. Так вы в случае чего сможете доказать клиенту, что повреждение посылки случилось не по вашей вине.

Если клиенту нужно доставить посылку домой

У Почты России есть и такая услуга. Расскажите о ней клиенту. Если вы оформили отправление как мелкий пакет весом до 2 килограмм, клиент при получении извещения может позвонить по телефону, который там указан, и заказать доставку на дом. Посылку принесет почтальон в рабочее время. Стоимость услуги – 100 рублей.

Если в посылке не то, что вы отправляли

Случаев незаконного вскрытия и подмены содержимого посылок – единицы. Но чтобы обезопасить клиента от неприятных сюрпризов, а вас – от недовольства клиента, распишите на сайте несложные правила получения посылки.

 - Нельзя расписываться в квитанции о получении без вскрытия и осмотра посылки. Пока получатель не расписался в квитанции, за отправление несет ответственность почта. Когда расписался, ответственность переходит на получателя.

- Пусть получатель запомнит вес отправления, указанный в извещении или в информации об отправлении, которая доступна по трекинг-номеру. Если с посылкой что-то не то, ее можно взвесить в отделении. Разница в весе более 20 грамм – повод для претензий.

 - Получатель должен обращать внимание на упаковку. Почта России обматывает коробки специальным скотчем.


Если скотч обычный прозрачный, возможно, коробку вскрывали незаконно. Должно насторожить также и обилие скотча – может быть, скотчем хотели замаскировать повреждения на коробке.

Эта информация не только поможет вашим клиентам, но и представит ваш магазин в выгодном свете. Не каждый ваш конкурент пишет о таких полезных нюансах на своем сайте.

Если на почте большая очередь

Если рабочий день вашего курьера расписан по минутам, то одно окошко и десять человек в очереди могут обернуться для вас убытками. Особенно, если курьер отправляет посылки каждый день и на стояние в очередях тратит по часу.


Что можно сделать:

- Отправляйте посылки сразу после обеда, в конце рабочего дня или в субботу. Как правило, в это время людей на почте меньше.

- Чтобы примерно определить, сколько времени вы будете стоять в очереди, умножьте число людей впереди себя на семь. Получите примерное время в минутах.

- Если видите перед собой в очереди человека с конвертами, лучше уйти и прийти позже. Скорее всего, он рассылает письма с уведомлениями. Это надолго.

- Подружитесь с сотрудником почты. Возможно, он подскажет, когда лучше приходить или, увидев вас и ваши коробки на отправку, попросит другого сотрудника обслужить вас.

Решать вопросы по-хорошему и сохранять позитивный настрой – главный совет, который можно вынести из этой статьи. Конечно, вы можете ругаться с почтой и жаловаться на нее. Иногда это даже помогает. Но делать это лучше, если ваши права действительно нарушены из-за чьей-то нерасторопности или злого умысла. Но такое бывает редко.

Чаще недоразумения с посылками можно и нужно решать мирным путем. Ведь с Почтой России вам еще работать. И курьерские службы еще долго не смогут в полной мере ее заменить.

AddThis Sharing Buttons
Вы экономите время, мы работаем очень быстро.
Широкая система отчетов для владельца магазина.
Можем сделать магазин любого вида, цвета, тематики.
В 2 раза снижаем ваши расходы на SEO продвижение.

Еще по теме:

Econom
Готовый интернет-магазин
со всем самым необходимым.
19.480

Дизайн одного из имеющихся шаблонов

Возможность сделать магазин любого цвета

Удобное отображение на мобильных

Быстрая скорость работы интернет-магазина

Неограниченное кол-во категорий товаров

Неограниченное кол-во товаров

Интегрированные системы онлайн-оплаты

Доменное имя в зоне ru/рф

Быстрый виртуальный сервер на 3 месяца

Понятная панель администирования

Гарантия на работу интернет-магазина - год

И многое другое, что описано в опциях магазина

Expert
Готовый интернет-магазин
с расширенными опциями и функциями
29.580

Всё, что в пакете "Econom" и плюс

Индивидуальный дизайн на основе шаблона

Начальная SEO оптимизация

3 новости по тематике вашего магазина

Купоны со скидками

Подарочные сертификаты

Рассылки

Отзывы о товарах

Выгрузка товаров в Яндекс.Маркет

Редактирование товаров прямо с витрины

Система баннеров в магазине

Микроразметка данных schema.org

Premium
Готовый интернет-магазин со всеми опциями,
плюс обслуживание
48.380

Всё, что в пакете "Expert" и плюс

Интеграция с 1С

Текст для главной страницы

10 текстов в разделы магазина

Обслуживание магазина 3 месяца, входит:

- изменить/дополнить дизайн

- настроить дизайн;

- загрузить товары;

- настроить свойства товаров;

- создать/удалить товары;

- создать/удалить разделы товаров;

- создать/удалить страницы.